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Niente più problemi di dati master grazie alla digitalizzazione

Il processo di acquisto dell’industria gastronomica e alberghiera dell’Ospedale cantonale di Lucerna (LUKS) è stato digitalizzato in tutte le sue fasi, dalla manutenzione dei dati anagrafici, alla prescrizione fino all’ordinazione. I processi manuali sono ormai un ricordo del passato. 

La situazione un anno fa era la seguente: I dati degli articoli dei fornitori sono stati importati, arricchiti e mantenuti manualmente nel sistema di selezione del menu FCMS. In base alla ricetta, gli ordini ai fornitori sono stati attivati direttamente dal FCMS. La gestione manuale dei dati degli articoli e dei prezzi richiedeva molto tempo e difficilmente poteva essere tenuta aggiornata, soprattutto con i prodotti in rapida evoluzione nella freschezza. Anche i nuovi requisiti di dichiarazione dell’ordinanza sulle derrate alimentari hanno rappresentato una sfida. L’ordine doveva essere riconciliato con i dati anagrafici del fornitore al momento della ricezione e dell’elaborazione manuale dell’ordine. 

Nel 2019 Fabian Gut e Urs Fischer, rispettivamente vicedirettore e responsabile degli acquisti per il settore alberghiero e della ristorazione, insieme alla HOGALOG AG, hanno completamente digitalizzato sia la manutenzione dei dati anagrafici che la trasmissione degli ordini – aggiornati quotidianamente, anche per i prodotti freschi in rapida evoluzione. La chiave è l’integrazione triangolare del sistema di selezione dei menu FCMS, SAP e della piattaforma HOGASHOP. 

DATI ANAGRAFICI AGGIORNATI QUOTIDIANAMENTE ANCHE NEL FRESCO

I fornitori mantengono quotidianamente i dati degli articoli, i prezzi e le regole di consegna sulla piattaforma di ordinazione HOGASHOP. Sulla base di questo master dati HOGASHOP, lo scambio di dati master può essere sincronizzato quotidianamente su tutti i sistemi, il che significa che i dati degli articoli per la formulazione e i dati degli ordini sono sempre aggiornati. Il fornitore è responsabile della manutenzione dei dati anagrafici e dei dati LMIV che devono essere dichiarati. Il LUKS aggiunge ulteriori informazioni, se necessario. 

DIGITALIZZAZIONE CON LA LINFA GRAZIE AI DATI DEGLI ORDINI SIA PER I LUKS CHE PER I FORNITORI

Anche il flusso degli ordini è stato migliorato con la soluzione. Gli ordini vengono trasferiti dal sistema di selezione dei menu a SAP o vengono creati direttamente in SAP per le scorte di magazzino. Ciò significa che tutti i dati degli ordini sono disponibili in SAP e possono essere utilizzati per digitalizzare la ricezione della merce, la gestione del magazzino e la fatturazione. SAP genera gli ordini per tutte e tre le sedi (Lucerna, Sursee, Wohlhusen) tramite SAP IDOC utilizzando un’interfaccia in HOGASHOP. Il fornitore riceve l’ordine nel formato preferito, sia esso IDOC, EDIFACT, PDF, Excel o altri formati. 

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