DAS STAMMDATENPROBLEM WEGDIGITALISIERT
Der Einkaufsprozess der Gastronomie und Hotellerie im Luzerner Kantonsspital (LUKS) wurde von der Stammdatenpflege, Rezeptierung bis zur Bestellung durchgängig digitalisiert. Manuelle Prozesse gehören damit der Vergangenheit an.
Die Situation vor einem Jahr sah wie folgt aus: Die Artikeldaten der Lieferanten wurden im Menüwahlsystem FCMS manuell importiert, angereichert und gepflegt. Anhand der Rezeptierung wurden Bestellungen an die Lieferanten direkt aus dem FCMS, ausgelöst. Die manuelle Verwaltung von Artikeldaten und Preisen war aufwendig und konnte gerade bei den schnelldrehenden Produkten in der Frische nur schwer aktuell gehalten werden. Ebenso waren die neuen Deklarationsanforderungen der Lebensmittelverordnung eine Herausforderung. Die Bestellung musste beim Bestelleingang vom Lieferanten mit den eigenen Stammdaten abgeglichen und manuell verarbeitet werden.
2019 haben Fabian Gut und Urs Fischer, stellvertretender Leiter respektive Leiter Einkauf Hotellerie und Gastronomie zusammen mit der HOGALOG AG sowohl die Stammdatenpflege, wie auch die Bestellübertragung komplett digitalisiert – tagesaktuell auch bei schnelldrehenden Frischprodukten. Schlüssel dazu ist die Dreiecks-Integration der Menüwahlsystem FCMS, SAP und der Plattform HOGASHOP.
TAGESAKTUELLE STAMMDATEN AUCH IN DER FRISCHE
Die Lieferanten pflegen auf der Bestellplattform HOGASHOP tagesaktuell Artikeldaten, Preise und Lieferregeln. Auf Basis von diesem HOGASHOP-Datenstamm kann der Stammdatenaustausch täglich auf allen Systemen synchronisiert werden, wodurch Artikeldaten für die Rezeptierung sowie Bestelldaten immer aktuell gehalten werden. Verantwortlich für die Stammdatenpflege sowie auch der Deklarationspflichtigen LMIV Daten ist der Lieferant. Das LUKS ergänzt zusätzliche Informationen nach Bedarf.
DIGITALISIERUNG MIT SAP DANK BESTELLDATEN SOWOHL FÜR DAS LUKS WIE AUCH DIE LIEFERANTEN
Auch der Bestellfluss ist mit der Lösung verbessert worden. Bestellungen werden von der Menüwahlsystem in SAP übertragen oder für Lagerbestände direkt im SAP erstellt. Dadurch sind alle Bestelldaten im SAP verfügbar und können zur Digitalisierung der Warenannahme, die Lagerverwaltung und Verrechnung verwendet werden. Das SAP erzeugt per SAP IDOC die Bestellungen für alle drei Standorte (Luzern, Sursee, Wohlhusen) über eine Schnittstelle in HOGASHOP. Der Lieferant erhält die Bestellung im bevorzugten Format, sei dies IDOC, EDIFACT, PDF, Excel oder weitere.
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